Ada pepatah yang mengatakan bahwa hidup adalah pilihan. Bahkan, setiap hari kita selalu dihadapkan oleh berbagai pilihan, dari yang sederhana sampai yang dapat membuat kepala terasa berat dan pening. Oleh karena itu, kemampuan pengambilan keputusan sangat penting bagi setiap orang, termasuk bagi para pelaku usaha karena keputusan tersebut akan berpengaruh terhadap orang lain dan akan menentukan keberlanjutan usaha yang sedang dijalankan. Ada berbagai cara atau teknik yang dapat Anda gunakan untuk menentukan keputusan terbaik, khususnya dalam menghadapi permasalahan bisnis. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan teknik pareto analysis.
Pareto analysis merupakan salah satu teknik pengambilan keputusan sederhana untuk mencari permasalahan yang ada dan fokus pada solusi yang akan memberikan manfaat yang paling besar. Pareto analysis menggunakan prinsip pareto atau yang dikenal sebagai “aturan 80/20”, yakni gagasan bahwa 80% manfaat proyek dapat dicapai dengan melakukan 20% pekerjaan. Aturan tersebut diciptakan oleh ekonom Italia, Vilfredo Pareto, dalam bukunya tahun 1986, yaitu “Cours d’economie politique”. Prinsip Pareto menuntun penggunaan insting untuk memaksimalkan 20% tindakan agar mendapatkan 80% keberhasilan (Aep Saefullah, et al., 2023). Perlu digaris bawahi bahwa prinsip pareto tidak mengajarkan untuk meminimalkan jumlah upaya, melainkan memusatkan upaya pada bagian kerja tertentu untuk menghasilkan dampak yang lebih besar. Artinya, Anda tetap harus mencurahkan 100% upaya ke dalam 20% fokus untuk mencapai 80% hasil.
Berikut cara menerapkan pareto analysis:
- Identifikasi dan buat daftar permasalahan
Tulis semua permasalahan yang ingin diselesaikan. Jika memungkinkan, kumpulkan feedback dari klien atau anggota tim, misalnya dapat berupa survei pelanggan, keluhan resmi, atau log layanan bantuan.
- Identifikasi akar masalah
Cari tahu kemungkinan penyebab dari setiap masalah yang terjadi.
- Berikan score atau nilai pada masalah
Di tahap ini, berikanlah score pada setiap masalah yang telah Anda daftarkan berdasarkan kepentingan. Metode penilaian yang Anda gunakan akan bergantung pada jenis masalah yang ingin Anda selesaikan. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan keuntungan, Anda dapat memberikan score masalah berdasarkan besarnya biaya yang dikeluarkan atau jika Anda mencoba untuk mengetahui kepuasan pelanggan, Anda dapat menilai mereka berdasarkan jumlah keluhan yang Anda terima di masing-masing keluhan.
- Kategorikan Masalah ke dalam kelompok yang serupa
Gunakan langkah ke-2 untuk mengelompokkan masalah berdasarkan penyebab umum. Misalnya, jika tiga masalah Anda disebabkan oleh kurangnya staf, Anda dapat memasukkan ketiga masalah tersebut ke dalam kelompok yang sama.
- Jumlahkan score untuk setiap grup
Jumlahkan score pada setiap grup yang telah Anda identifikasi. Kelompok dengan score tertinggi harus menjadi prioritas tertinggi Anda karena karena inti dari prinsip pareto adalah daya ungkit prioritas (Amri, Nurjaya, 2022).
- Take Action
Fokus pada perbaikan masalah yang memiliki score tertinggi karena perbaikan tersebut kemungkinan akan memberikan hasil yang maksimal.
Contoh penerapan pareto analysis
Andi mengalami masalah pada usaha layanan computer service-nya. Kemudian, Andi menerapkan pareto analysis untuk menemukan masalahnya dan mengambil keputusan.
Contoh penerapan langkah 1-5
| Masalah | Penyebab | Score (1-10) | Jumlah |
| Telepon tidak dijawab dengan cepat | Sedikitnya staf customer service | 9 | 14 |
| Staf tampak terganggu dan berada di bawah tekanan | Sedikitnya staf customer service | 5 | |
| Para teknisi kurang terorganisir dan seringkali perlu melakukan kunjungan kedua untuk membawa suku cadang tambahan | Organisasi dan persiapan yang buruk | 4 | 6 |
| Para teknisi tidak tahu jam berapa mereka akan tiba. Hal ini berarti bahwa pelanggan mungkin harus siap menerima kunjungan teknisi sepanjang hari | Organisasi dan persiapan yang buruk | 2 | |
| Customer service terkadang tidak tahu apa yang mereka lakukan | Kurangnya pelatihan | 9 | 18 |
| Pelanggan sering kali membuat janji temu dengan teknisi, hanya untuk mengetahui bahwa masalah sebenarnya dapat diselesaikan melalui telepon | Kurangnya pelatihan | 9 |
Berdasarkan hasil analisis tersebut dapat dilihat bahwa bisnis Andi akan mendapatkan manfaat terbesar jika memberikan lebih banyak pelatihan kepada staf, sehingga pada kasus ini, Andi harus terlebih dahulu menangani hal tersebut. Dengan pemberian pelatihan kepada staf, maka keluhan pelanggan akan berkurang dan produktivitas staf akan meningkat.
Referensi:
Aep Saefullah, et al. (2023). Implementasi Prinsip Pareto dan Penentuan Biaya Usaha Seblak Naha Rindu. Jurnal Media Wahana Ekonomika, Vol. 20, No. 1, DOI: https://doi.org/10.31851/jmwe.v20i1.11077.
Andi Amri, Muhammad Nurjaya. (2022). Delapan Puluh, Dua Puluh: Membangun Budaya Organisasi dengan Penerapan Prinsip Pareto di KPPS Bakti Huria Syariah. Jurnal Ilmiah Ilmu-Ilmu Sosial, Vol. 5, No. 2, DOI: https://doi.org/10.46918/emik.v5i2.1601.
Mind Tools Content Team. (2023). Pareto Analysis. https://www.mindtools.com/afzbk2y/pareto-analysis. Diakses pada 25 Oktober 2023.
Pareto, V. (1897). Cours d’économie politique. Lausanne: l’Université de Lausanne.
Sarah Laoyan. (2022). Memahami Prinsip Pareto (Aturan 80/20), https://asana.com/id/resources/pareto-principle-80-20-rule. Diakses pada 27 Oktober 2023.
